10 bí quyết những người làm việc hiệu quả ít tiết lộ với ai

Làm việc hiệu quả – một cụm từ đơn giản nhưng khi bắt tay vào thực hiện thì ‘khó nhằn’ không tưởng. Hãy đọc 10 bí quyết làm việc hiệu quả do những người thành công chia sẻ và được Inc tổng hợp dưới đây:

Học theo Mark Zuckerberg

Rõ ràng ở chàng tỉ phú trẻ này, có rất nhiều điều chúng ta cần phải học tập. Nhưng điều dễ dàng nhất đó là học theo cách… ăn mặc của anh. Vì sao ư?

Mark Zuckerberg ẢNH: REUTERS

Khi được hỏi vì sao luôn mặc chiếc áo thun màu xám, Mark đã điềm tĩnh trả lời: “Tôi muốn cuộc sống của mình trở nên đơn giản hơn, chính vì vậy tôi cố gắng đưa ra càng ít quyết định càng tốt, trừ việc làm thế nào để phục vụ cộng đồng tốt hơn. Tôi may mắn có ngày hôm nay, mỗi ngày thức dậy là để giúp đỡ và phục vụ hơn 1 tỉ người. Và tôi cảm thấy việc tốn nhiều năng lượng cho những thứ vặt vãnh trong cuộc sống không phải việc tôi phải làm”.

Đó chính là một trong những bí quyết đưa Mark đến thành công ngày hôm nay: đơn giản hóa cuộc sống. Giảm bớt việc phải đưa ra quyết định cho những vấn đề không cần thiết, vụn vặt để tập trung năng lượn, thời gian cho những việc thực sự quan trọng.

Quy luật 5 mét

Thú thật đi, có phải bạn có thói quen bật điện thoại để xem đồng hồ, lướt Facebook, Instagram hay thậm chí là chỉ bật lên theo thói quen? Nếu hành động này lặp đi lặp lại trong vòng một giờ, nó sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn đi khá nhiều và tất nhiên bạn sẽ không hề nhận ra điều đó.

Vì vậy, nếu công việc của bạn không cần đến điện thoại, hãy đặt nó cách xa bạn khoảng 5 mét hoặc hơn. Ở khoảng cách như vậy, bạn sẽ không phải “quen tay” mà bật điện thoại lên nữa và tất nhiên sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc rồi.

Đừng làm những việc vô ích khiến bạn mất thời gian ẢNH: SHUTTERSTOCK

Quy luật Top 3

Rất đơn giản, mỗi ngày, khi vừa thức dậy, hãy tự hỏi bản thân: “3 việc hôm nay mình cần phải hoàn thành là gì?” và cứ thế ưu tiên tiến hành 3 việc ấy trước. Hãy đảm bảo rằng 3 việc ấy phải hoàn thành trước khi làm bất kỳ một việc nào đó nhé.

Học cách… gác công việc qua một bên

Nghe có vẻ mâu thuẫn khi gác công việc qua một bên lại là một phương pháp giúp làm việc hiệu quả. Nhưng đó là với những việc không khẩn cấp. Ví dụ, mỗi ngày, bạn kiểm tra email bao nhiêu lần? Nhiều người có thói quen nhấn nút “Refresh” và trả lời bất kỳ thư mới nào được gửi đến.

Tuy nhiên, nếu thư nào không cần thiết phải trả lời gấp thì hãy bỏ qua và hạn chế số lần “refresh” hộp thư mỗi ngày lại. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm thêm được thời gian cho những công việc ưu tiên trong ngày.

Hãy xác định công việc ưu tiên cần làm ẢNH: SHUTTERSTOCK

Thay vì vậy, hãy sử dụng đúng người cho đúng việc. Nếu có ai đó giỏi và giàu kinh nghiệm hơn bạn về một lĩnh vực nào đó, đừng ngần ngại hợp tác với họ để có kết quả tốt nhất. Ví dụ, nếu bạn không giỏi photoshop, thay vì ngồi mày mò hàng tiếng đồng hồ để rồi ra một sản phẩm “không giống ai”, hãy hỏi nhờ một người bạn hay đồng nghiệp xuất sắc trong khâu photoshop. Kết quả của công việc sẽ mỹ mãn hơn bạn tưởng tượng nhiều!

Tận dụng các “trợ lí ảo”

Tất nhiên không phải là trợ lí bằng xương bằng thịt ngồi chờ hỗ trợ bạn trên mạng ảo rồi. Các ứng dụng, website hỗ trợ thống kê số liệu, dịch thuật, chuyển đổi… có rất nhiều trên internet và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, không bị áp lực khi phải tự tay giải quyết từng khâu nhỏ xíu của một dự án nữa.

Quên mớ giấy tờ đi

Đôi khi bạn cần gấp một tập tài liệu giấy nào đó nhưng sực nhớ đã bỏ quên nó ở nhà. Thật quá bất tiện phải không? Có một cách để khắc phục tình trạng này, đó là scan hoặc chụp lại tài liệu thô trên giấy, sau đó lưu trữ trên đám mây.

Có rất nhiều đám mây cho phép bạn lưu trữ một lượng lớn tài liệu mà không hề tốn một xu nào, ví du như Box. Và mỗi khi bạn cần tài liệu nào đó, chỉ cần lên đám mây và lấy về, dù ở nơi đâu và lúc nào. Thật quá tiện dụng và tiết kiệm thời gian đúng không?

Hãy biết tiết kiệm thời gian ẢNH: SHUTTERSTOCK

Làm việc bạn đam mê

Việc này rõ ràng ai cũng biết và câu này chắc chắn ai cũng đã nghe đến nhàm nhưng chưa bao giờ là thừa cả. Có câu nói: “Hãy làm công việc bạn yêu thích và rồi bạn sẽ chẳng phải làm việc một ngày nào trong đời”. Khi làm việc mình thực sự yêu thích, bạn sẽ tự sản sinh ra nguồn năng lượng dồi dào giúp tập trung hơn và xác định được mục tiêu cần đạt mỗi ngày. Vì thế, đừng xem thường sức mạnh của sự hạnh phúc trong công việc.

Kiểm tra liên tục

Đừng tốn thời gian “vò đầu bứt tóc” để tìm ra cho bằng được ý tưởng hoàn hảo nhất. Thay vào đó, vào cuối mỗi ngày, hãy kiểm tra tiến độ thực hiện ý tưởng ấy. Những số liệu sẽ cho bạn biết rằng ý tưởng đó là tốt hay chưa tốt, có nên tiếp tục hay không, nên phát triển theo hướng nào.

Đặt mình vào vị trí của người dùng

Bạn có biết câu hỏi nào có khả năng giải quyết mọi khúc mắc hay thử thách xuất hiện trong công việc không? Đó chính là: “Điều gì là tốt nhất cho người sử dụng?”. Với câu hỏi này, bạn buộc phải đặt mình vào vị trí của người tiếp nhận thành quả công việc của bạn. Khi đứng ở góc độ của người sử dung, bạn sẽ thấy được nhiều điều mà ở vị trí người chế tạo không thể nhìn ra được.