Doanh nhân bất động sản William Penn từng nói “Thời gian là thứ chúng ta cần nhất, nhưng lại sử dụng nó không đúng nhất”. Khi quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta có thể giảm thiểu áp lực và làm việc hiệu quả hơn.
 |
Khi được hỏi điều gì khiến người ta bị áp lực, một trong những câu trả lời là: “Không có đủ thời gian để giải quyết chuyện cần làm”. Chúng ta từng gặp tình trạng dù đã cẩn thận lên kế hoạch và sắp xếp mọi thứ ổn thỏa cho công việc trong ngày nhưng khi ngày làm việc kết thúc và chỉ thực hiện được một phần kế hoạch mà thôi. Vậy thời gian đi đâu rồi?
Có thể ban đầu chúng ta toàn tâm toàn ý với công việc, nhưng chẳng bao lâu sau khi bắt đầu, một số trở ngại phát sinh, làm gián đoạn công việc và làm mất nhiều thời gian. Sau đây là một số trở ngại và cách giảm thiểu tác hại của nó.
Máy tính
Nếu làm việc tại bàn, chắc chắn rằng máy tính sẽ ở trước mặt chúng ta cả ngày. Điều này có nghĩa là chúng ta thường xuyên nhận e-mail, truy cập Internet và các mạng xã hội mà chúng ta đang sử dụng. Đây là những việc chiếm nhiều thời gian quý báu. (Dĩ nhiên, công ty không thích chúng ta dành thời gian làm việc để mua sắm trên mạng, gửi/ nhận e-mail cá nhân và truy cập Facebook. Nếu cần phải như vậy, hãy thực hiện vào giờ nghỉ.)
Ngày nay, gần như tất cả việc liên lạc đều có thể diễn ra trên mạng. Khi thường xuyên đọc e-mail hoặc những việc tương tự, công việc của chúng ta sẽ bị gián đoạn, kéo theo năng suất sụt giảm và cũng mất thời gian để tái tập trung, quay lại công việc đang làm dang dở.
Bạn nên đọc e-mail và tin nhắn vào những khoảng thời gian được ấn định trước, hơn là vừa làm việc, vừa đọc/ gửi e-mail. Nếu được như vậy, không những chúng ta sớm hoàn thành công việc (và giảm được căng thẳng), mà còn kiểm soát được thời gian của mình.
Điện thoại
Chúng ta đang ngồi mải mê làm việc và tiếng điện thoại reo. Đó là cộng sự của chúng ta nói chuyện về công việc. Nhưng có phải họ đi thẳng vào vấn đề công việc? Không hẳn vậy. Họ có thể nói một chút về chuyện thời tiết, hoạt động cuối tuần hoặc việc đi nghỉ phép trước khi bắt đầu đề cập tới công việc. Mặc dù ngày nay điện thoại cố định có thể không còn được dùng thường xuyên như trước đây, nhưng những cuộc gọi điện thoại này cũng làm mất thời gian làm việc.
Nếu người ta chỉ chú ý vào công việc trước mắt, thời gian cho những cuộc gọi sẽ giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, nếu cấm hoàn toàn tất cả những chuyện tán gẫu, thì điều đó cũng chưa hẳn là tốt. Một cuộc nói chuyện ngắn có thể giúp làm mối quan hệ giữa hai hay nhiều người trở nên thân thiết hơn, giúp môi trường làm việc vui vẻ hơn và củng cố sự hợp tác cũng như tinh thần làm việc theo nhóm.
Điều đó có thể thích hợp trong việc giao tiếp, tuy nhiên, hãy nói ngắn gọn. Nếu người gọi điện thoại nói dài dòng, lê thê với những chuyện không liên quan tới công việc, bạn hãy lịch sự nói: “Tôi thích nghe nhiều về chuyện đó, nhưng hiện tôi phải làm việc cho kịp thời hạn” và sau đó chuyển sang đề tài về công việc.
Khi chúng ta gọi điện thoại, một trong những chuyện làm mất thời gian là chờ người đó đang trả lời một cú điện thoại khác. Trừ phi vấn đề của chúng ta là khẩn cấp, hãy để lại lời nhắn ngắn gọn trên hộp thư thoại về vấn đề cần bàn và đề nghị họ gọi lại, hồi âm bằng e-mail hoặc gặp mặt trực tiếp để giải quyết.
Công việc giấy tờ
Mặc dù ngày nay, việc truyền thông và tài liệu điện tử đã thay thế nhiều loại giấy tờ, nhưng chúng ta vẫn còn dành thời gian cho nó. Hãy cố gắng xử lý giấy tờ trong thời gian ngắn nhất có thể và thường chỉ cần một lần là đủ. Dùng thiết bị để quét (scan) hoặc chụp lại giấy tờ đó. Hãy bỏ đi nếu không có lý do để giữ nó lại. Cần dành thời gian để xử lý một số giấy tờ đã tới bàn làm việc của chúng ta. Nếu cần thiết và thích hợp, hãy giải quyết nó ngay. Thông thường, có thể trả lời ngay các giấy báo luân chuyển giữa các văn phòng bằng cách trả lời ở phần cuối trang giấy, tiết kiệm thời gian so với cách hồi âm mang tính chuẩn mực.
Khi đọc thư từ đòi hỏi phải có hành động tương ứng, hãy ghi lên lá thư đó hoặc một tờ giấy đính kèm về việc cần làm, chẳng hạn cần hỏi ai thông tin gì, hoặc cần hồi âm cho ai đó… Nhờ vậy, chúng ta không phải mất thời gian đọc lại toàn bộ lá thư đó khi bắt tay vào hành động.
Khi đọc các báo cáo, hãy đọc phần tóm lược trước. Thông thường, không nhất thiết phải đọc toàn bộ bản báo cáo này. Sau đó, chúng ta có thể đọc tới những thông tin cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian khi không phải đọc những chi tiết mà chúng ta không quan tâm.
Thủ tục giấy tờ không cần thiết
Trong nhiều cơ quan, tổ chức, người ta mất không ít thời gian cho việc điền vào các biểu mẫu, sao chép tài liệu, lưu giữ hồ sơ… Trên thực tế, nhiều công ty vẫn tiếp tục sử dụng những biểu mẫu không còn cần thiết và gây lãng phí về thời gian, tiền bạc, cũng như công sức bởi vì không có thông báo chính thức về việc ngưng sử dụng nó.
Cần xem xét định kỳ các mẫu báo cáo, thư in sẵn hoặc một số tài liệu in khác vốn đang được lưu hành trong công ty. Vậy khi nào thì nên tiến hành xem xét? Tối thiểu là không quá hai năm. Khi có thay đổi trong công ty, chẳng hạn khi giới thiệu phương pháp, quy trình hoặc trang thiết bị mới, cần xem xét lại chúng ngay khi áp dụng phương pháp, quy trình hoặc trang thiết bị đó được một thời gian đủ để có thể đánh giá. Một khoảng thời gian khác để xem xét lại giá trị sử dụng của biểu mẫu hoặc tài liệu tương tự là khi đặt mua nó.
Nếu tất cả biểu mẫu, hệ thống, mẫu báo cáo và thư in sẵn được xem xét định kỳ, chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian do đã bỏ đi những việc không cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên còn dành được nhiều thời gian và sức lực hơn cho những vấn đề thật sự quan trọng nhằm đạt được mục tiêu mà chúng ta và cơ quan, tổ chức mong muốn.
Sự việc bất ngờ
Trong mỗi công việc, những chuyện bất ngờ đều có thể xảy ra, có thể là máy tính hoặc những máy móc khác bị hư, sếp có dự án đặc biệt, một trục trặc xảy ra, hỏa hoạn ập tới… Chúng ta biết những chuyện này có thể xảy ra, nhưng không biết khi nào và xảy ra chính xác như thế nào.
Để tránh rơi vào tình trạng bị động, hãy lên kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ. Bằng cách phân tích hoạt động của mình trong một khoảng thời gian, chúng ta có thể xác định được mỗi ngày có bao nhiêu giờ dành cho những chuyện bất ngờ. Chẳng hạn, trong một ngày làm việc tám giờ, nếu dành hai giờ cho những chuyện bất ngờ này, thì chúng ta chỉ hoạch định thời gian cho sáu giờ làm việc chính thức. Và khi chuyện bất ngờ xảy ra, chúng ta có đủ thời gian để xử lý chúng.
Rất khó để chúng ta có thể lên kế hoạch chính xác cho một ngày và thực hiện đúng như đã dự tính. Chuyện bất ngờ thường xuyên xảy ra và làm ảnh hưởng tới kế hoạch của mình. Nhưng khi nhận diện được những vấn đề này, chúng ta có thể giảm thiểu việc mất những giây phút đáng quý và tận dụng hầu hết thời gian của mình.
(Theo Tri Thức Trẻ)
