Quản trị chiến lược khi hợp tác

Sau đây là tài liệu của quỹ đầu tư Mekong về chiến lược hợp tác với một đối tác như sau:

1. Vision: (Tầm nhìn)
NH company will become one in the top 5 leading magnet wire manufacturing companies in South East Asia, with high technology and annual output quantity of at least 10,000 tons.
Công ty NH sẽ trở thành 1 trong 5 công ty sản xuất dây điện từ hàng đầu của Đông Nam Á, công nghệ cao và sản lượng hàng năm thấp nhất là 10.000 tấn .

2. Mission: (mục tiêu)
What does NH company strives to be the best at?
Công ty NH phấn đấu tốt nhất ở mặt nào? (kỹ thuật công nghệ, giá thành thấp…)
How does it create value for its customers?
Nó tạo giá trị cho khách hàng của công ty như thế nào?

3. Strategy for achieving the vision: (chiến lược để thực hiện tầm nhìn)
a. Accounting & finance: (kế tóan & tài chính)
What are NH company’s goals in terms of financial reporting, accuracy of financial data, financial analysis?
Mục tiêu của công ty là gì trong các vấn đề sau: báo cáo tài chính, sự chính xác của số liệu tài chính hay là phân tích tài chính?

b. Sales management: (quản trị bán hàng)
How will NH company strenghthen the sales management team?
Công ty NH sẽ cũng cố đội ngũ bán hàng như thế nào?

c. Market & marketing:
How will NH company strenghthen its ability to identify new market oppotunities?
Công ty NH sẽ cũng cố năng lực của mình như thế nào để xâm nhập thị trường mới?
How will NH company strenghthen its ability to present ifself to potential customers?
Công ty NH sẽ cũng cố năng lực của mình như thế nào để giới thiệu bản thân cho khách hàng tiềm năng.

d. Production capabilities:
Does NH company have any targets relating to technical capabilities? If so, how will it achieve those?
Công ty NH có những mục tiêu liên quan đến năng lực tiềm tàng về kỹ thuật hay không?
Does NH company have any targets relating to production management systems?
Công ty NH có những mục tiêu liên quan đến hệ thống quản lý sản xuất hay không?

e. Production costs:
Does NH company set any targets relating to production costs – Such as production cost per unit of output? If so, how will NH company achieve this?
Công ty NH có những mục tiêu liên quan đến chi phí sản xuất hay không? Nếu có, làm như thế nào để đạt được mục tiêu đó?

f. Quality targets:
Does NH company want to set any targets relating to quality, such as defect rates?
Công ty NH có những mục tiêu liên quan đến chất lượng hay không? VD: tỷ lệ phế phẩm.
How does NH company want to strenghthen its ability to sovle quality problems?
Công ty NH muốn cũng cố khả năng giải quyết vấn đề chất lượng là như thế nào ?
Does NH company want to commit to a 6 sigma program of some kind?
Công ty NH có muốn cam kết áp dụng chương trình 6 sigma hay không?

g. HR: (quản trị nguồn nhân lực)
How will NH company strenghthen the management team? – management skill, motivation levels, retention of key employees, etc.
Công ty NH cũng cố đội ngũ quản lý của mình như thế nào?
What are the key skills that NH company want to its key managers to be excellent at?
Những kỹ năng gì mà công ty NH muốn các cán bộ quản lý chủ chốt cần phải có?

h. Products and market segments:
What new products does NH company expect to expand into in the next few years?
Những sản phẩm mới mà công tư NH dự định phát triển trong vài năm tới là gì?
What new market segments does NH company plan to expand into the next few years?
Những thị phần mới mà công ty NH họach định để xâm nhập trong vài năm tới là gì?
Giám đốc cần phải trả lời một cách rõ ràng và cụ thể những câu hỏi trên!

Bạn cần có một tầm nhìn và kế hoạch chiến lược cho tổ chức của mình, nếu một trong số những điều sau đây là đúng:

• Bạn đảm nhiệm công việc ban đầu nhằm tạo ra những kết quả có tính chất đột phá cho tổ chức và bạn là một trong số những thành viên thực hiện hay là người lãnh đạo.
• Tổ chức của bạn đang hoạt động trì trệ trong những phạm vi then chốt để đạt thành công trong kinh doanh (chi phí hoạt động, sự thoả mãn của khách hàng, chất lượng hàng hoá dịch vụ, vv..) và bạn được yêu cầu giúp đỡ thực hiện vấn đề này.
• Bạn cần ưu tiên đầu tư giữa các công việc cần cải tiến mà với số tiền hạn chế (tổ chức không thể thực hiện được).
• Bạn được yêu cầu thiết lập những mục tiêu ngắn và dài hạn cho tổ chức trong những phạm vi hoạt động chủ chốt.

  Nói cách khác, hầu hết các công ty và tổ chức cần có tầm nhìn và kế hoạch chiến lược nhưng rất ít có được điều đó. Hơn nữa, một số tổ chức nghĩ rằng họ có rồi và không cần nữa. Hãy xem xét các yếu tố cơ bản cho một tầm nhìn và kế hoạch chiến lược mà có thể dẫn đến sự cải tiến vượt trội, được biểu thị trong giản đồ bên dưới. Bạn có thể nghĩ về yếu tố nào trong số đó mà bạn có thể áp dụng cho tổ chức của mình.

Những rào cản để có được tầm nhìn và kế hoạch chiến lược

Nếu như kế hoạch chiến lược và tấm nhìn là rất quan trọng, vậy thì những rào cản tạo ra chúng là gì? Hay nói cách khác, điều gì có thể bảo vệ được tổ chức của bạn tránh khỏi những sai lầm trong tầm nhìn và kế hoạch chiến lược.

1. Sự nhận thức

Trong nhiều trường hợp, sự nhận thức là một vấn đề cốt yếu. Công việc diễn tiến theo từng ngày, và các nhu cầu cấp thiết của những vấn đề ngày hôm nay có thể đang hoàn toàn cuốn hút lấy. Chúng ta sẽ không đủ sức để giải quyết ngay nhưng vấn đề trước mắt mà mỗi ngày nên giành ít thời gian để thực hiện nó. Có thể là như vậy. Thực tế nếu thiếu một tầm nhìn và kế hoạch thì tổ chức của bạn sẽ hoạt động trì trệ và phải mất nhiều thời gian để đương đầu hơn là đáp ứng những nhu cầu của khách hàng.

Những dấu hiệu bạn có thể nhận thấy:

• Nhiều công việc khởi đầu, diễn ra và hoạt động với hiệu quả kém.
• Những công việc cải tiến bước đầu dường như không liên quan tới nhau, mỗi nhóm thực hiện riêng công việc của mình.
• Khi đến thời điểm ưu tiên cho cơ hội và phân bổ tiền đầu tư thì lại không biết rõ ràng khoản tiền là bao nhiêu, cho ai, và việc quan trọng nhất phải làm là gì.
• Rất khó để nói khi nào bạn thành công – không có lộ trình nào tồn tại để lập biểu đồ cho sự tiến bộ của bạn.
• Không thể biết rõ được liệu những hoạt động hiện hành sẽ đưa tổ chức đến nơi bạn cần hay không, bởi vì không ai chắc chắn được đó là ở đâu.

Bạn và tổ chức của bạn giành hầu hết thời gian để chống lại khủng hoảng.
Nếu bất cứ dấu hiệu nào trong số này là đúng, thì bạn nên nhận thức rằng một bộ phận then chốt đang mất đi. Nói cách khác bạn không có tầm nhìn và xu hướng chiến lược hợp lý mà có thể dẫn đến sự hoạt động không hiệu quả.

2. Lòng nhiệt huyết

Rào cản thứ hai là thiếu lòng nhiệt huyết. Sự thiếu vắng động lực thúc đẩy để thực hiện công việc này có thể xuất phát từ sự thiếu kinh nghiệm trong việc phát huy hiệu quả những tầm nhìn và kế hoạch để có thể tiếp lực cho tổ chức, hay từ những kinh nghiệm trước với sự thực hiện “tầm nhìn” yếu kém không có kết quả.

Động cơ thúc đẩy là một rào cản khó vượt qua. Động lực thúc đẩy có thể bắt nguồn từ sự thu hút – kéo người khác hướng tới sự tiếp cận hoặc áp dụng sự quản lý giống như việc lập ra tầm nhìn và chiến lược, hay từ việc tránh né nỗi đau – đòi hỏi phải thoát khỏi tình trạng thất bại trong kinh doanh hay sự thất bại tiềm ẩn cả với tư cách cá nhân và với tư cách tổ chức. Thông thường tổ chức không phải là người chèo lái. Tuy nhiên vì những vai trò thay đổi của những nhà quản lý để vừa trở thành những người huấn luyện vừa là những nhà lãnh đạo, vấn đề lãnh đạo then chốt là dẫn dắt như thế nào từ một vị trí có sẵn, dựa trên quan điểm tương lai, và một kế hoạch mà tại đó tổ chức của bạn đạt được.

3. Sự hiểu biết

Đối với những đội ngũ làm việc mà nhận thức được việc thiếu tầm nhìn và kế hoạch, mong muốn tạo ra chúng, thì trở ngại tiếp theo là phải biết cách làm như thế nào. Bạn làm gì đầu tiên? Bạn có cần đội ngũ làm việc không? Bạn lựa chọn đội thế nào ? Ai đóng vai trò chủ chốt? Làm thế nào có thể nhận ra được tầm nhìn hiệu quả và kế hoạch có tính chiến lược từ xuất phát điểm kém? Làm thế nào đạt được sự bảo trợ để thực thi điều đó? Bạn giao tiếp với các nhân viên khác thế nào về những gì bạn đang làm cốt để họ cảm thấy gắn bó và hiểu biết được nhiều? Bạn đảm bảo sự liên kết với khách hàng và sự chỉ đạo kinh doanh như thế nào? Đạt được sự hiểu biết này sẽ là mấu chốt cho sự thành công trong việc sáng tạo và duy trì tầm nhìn, kế hoạch của bạn.

4. Khả năng hành động

Nếu ba yếu tố trên bao gồm nhận thức, lòng nhiệt huyết và sự hiểu biết được đáp ứng, liệu đội ngũ làm việc có khả năng hoạt động dựa vào sự hiểu biết này để tạo ra tầm nhìn và kế hoạch chiến lược? Biết được học thuyết, hành động dựa trên học thuyết đó nhằm thu được kết quả. Cũng như các sự kiện thể thao, bạn có thể biết cách chơi như thế nào, nhưng việc chơi tốt và biết cách chơi là hoàn toàn khác nhau. Yêu cầu chủ yếu là phải luyện tập, và chỉ với luyện tập một số còn chơi tốt hơn cả những người khác.

Trong quá trình đặt ra tầm nhìn và kế hoạch, sự tương đồng là đương nhiên. Đội ngũ làm việc cần có khả năng hoạt động để tạo ra tầm nhìn và kế hoạch chiến lược thành công. Khả năng này nên được coi là nhân tố khi lựa chọn đội ngũ làm việc và sử dụng nhưng tư vấn viên.

Liên hệ với sự thay đổi kinh doanh, hay việc thiết lập lại quá trình kinh doanh.

Nhân tố thành công chủ chốt cho nỗ lực thanh đổi sẽ là tầm nhìn của bạn, và tầm nhìn đó đóng góp vào kế hoạch dài hạn cho tổ chức của bạn như thế nào. Liên hệ với hình ảnh trong tương lai, kèm theo những kế hoạch cụ thể, từng bước cũng là yếu tố cơ bản để thay đổi sự quản lý. Nếu tôi bị buộc phải giảm những nhân tố trên xuống còn ba, thì sẽ là: Trách nhiệm hỗ trợ quản lý cao nhất, tầm nhìn tương lai có sức thu hút cao và sự thay đổi quản lý.

Bạn cũng cần kết nối những kế hoạch và tầm nhìn với biện pháp thành công của mình, Tầm nhìn của bạn là xuất phát điểm cho việc đặt ra mục tiêu, phản ánh trong phương pháp tiếp cận mà lần đầu tiên được người Nhật sử dụng, gọi là “kế hoạch Hoshin” (trích ”Winning with quality” , Wesner, Hiatt, Trimble, 1995).

Trong quá trình này, ghi nhớ rằng tầm nhìn của bạn sẽ chi phối tiến trình kế hoạch và là gốc rễ của những mục tiêu ngắn hoặc dài hạn mà từ đó bạn có thể tính toán được sự thành công cho sự thay đổi ban đầu.

Kết luận

Những tổ chức không muốn tiếp tục đối chọi nữa và muốn mang lại sự phối hợp xung quanh những công việc cải tiến ban đầu đều đòi hỏi phải có tầm nhìn và kế hoạch chiến lược. Bước đầu tiên để có được nó nhận diện được những rào cản, và làm rõ được những hành động cần thiết để phá vỡ rào cản. Đối với từng rào cản thì liệu pháp lại khác nhau, và sự nhận diện đúng những rào cản đó là một bước khởi đầu đầy quan trọng. Trong trường hợp thay đổi phương hướng kinh doanh, thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc vào sự hiệu quả và sức mạnh của tầm nhìn và kế hoạch chiến lược.

Những bước tiếp theo

Phụ thuộc vào vai trò của mình trong tổ chức, bạn có thể xem xét những bước sau:
Cung cấp bài tập ngắn ở đầu bài báo này cho một vài đồng nghiệp trong đội hay tổ chức của bạn theo những cấp độ khác nhau. Bắt đầu xây dựng sự nhận biết xung quanh khái niệm về tầm nhìn và kế hoạch chiến lược, và tạo ra nhu cầu cấp thiết bằng cách liên hệ sự thiếu vắng tầm nhìn kế hoạch với những vấn đề thực tế mà bạn hiện đang đối mặt (giống như những dấu hiệu được đề cập trước đó)

Thông qua những cuộc họp hay đối thoại thông thường mới quyết định được xem điều nào trong bốn phạm vi được bàn luận ở đây là những chướng ngại vật cho tầm nhìn và kế hoạch đó.

Liệu pháp sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào loại chướng ngại vật. Những gì bạn đạt được có thể không phải là giải pháp tức thời nhưng có thể là một khung làm việc để có được sự thảo luận với đội hay tổ chức của bạn về nhân tố thành công then chốt cho bước tiến hành kinh doanh đột phá.

Bình luận bên lề

Nhiều lần chúng ta bắt gặp phải những mô hình cải tiến kinh doanh không hữu dụng hơn cải tiến có tính chất cá nhân, Tôi tin điều này là đúng với mô hình thay đổi được sử dụng trong bài báo này khi thảo luận về tầm nhìn và lập kế hoạch chiến lược.

Hãy lấy một vài ví dụ từ đời tư của bạn mà bạn muốn thay đổi nhưng lại không thành công (về bản thân bạn hoặc về một ai khác). Sau đó tự vấn bản thân xem nên phân tích ở đâu khi đạt được sự thay đổi đó: nhận thức được vấn đề và điều đó tác động đến những yếu tố khác như thế nào, lòng nhiệt huyết hay động cơ thúc đẩy để làm mọi việc, hiểu biết được việc làm thế nào để tiến tới thay đổi nó, khả năng thực hiện những bước cần thiết, hay sự tăng cường thoả đáng để giữ sự thay đổi đúng chỗ, sức mạnh đằng sau khung làm việc là liệu pháp khác nhau phụ thuộc vào từng sự phân loại, và một khung làm việc như vậy làm cho vấn đề trở nên sáng tỏ cốt để đạt được sự tiến bộ.

Comments

comments