Bí quyết đàm phán hiệu quả: 5 giai đoạn trong đàm phán tích hợp

Một chiến lược tích hợp phù hợp nhất không chỉ dẫn tới việc đạt được một thỏa thuận mà còn tạo thuận lợi cho các sự hợp tác tiếp theo. Theo Tiến sĩ Edward C.Tomlinson, để tối đa hóa khả năng đạt được một thỏa thuận, quá trình đàm phán cần trải qua 5 giai đoạn. Đó là:

1/ Chuẩn bị

Sự chuẩn bị là cần thiết cho sự thành công của một cuộc đàm phán. Chuẩn bị bao gồm:

Xác định lợi ích: Mục đích của đàm phán là để đạt những thỏa thuận thỏa mãn những lợi ích (bao gồm nhu cầu, mong muốn và những điều quan tâm) của nhà đàm phán. Việc xác định rõ nhu cầu của đàm phán giúp các bên tránh được việc đàm phán một hợp đồng mà không giải quyết được các mối quan tâm dẫn đến đàm phán. Do vậy, việc nêu rõ mong muốn của mình trước khi đàm phán là vô cùng cần thiết.

Xác định phương án thay thế tốt nhất: Nếu cuộc đàm phán thất bại, thường có nhiều hoạt động thay thế có thể đáp ứng lợi ích của nhà đàm phán. Trong số những lựa chọn này, nhà đàm phán nên xác định cách nào tốt nhất để thay thế cho một thỏa thuận thương lượng.

Xác định các vấn đề: Nhà đàm phán cần xác định những vấn đề cần cố gắng giải quyết trong quá trình thương lượng (ví dụ: giá bán, số tiền đặt cọc,…).

Xác định mục tiêu và điểm giới hạn: Đặt mục tiêu trước khi đàm phán giúp nhà đàm phán có thể đánh giá hiệu quả thương lượng của mình. Điểm giới hạn ngăn cản các nhà đàm phán đồng ý với một thỏa thuận xấu.

Tìm hiểu đối tác: Điều này có thể được thực hiện bằng cách nói chuyện với những người khác đã đàm phán với đối tác trước đó, tổ chức các cuộc họp sơ bộ, hoặc thậm chí trao đổi chương trình nghị sự trước khi đàm phán,… Bất kể sự hiểu biết này được thu thập như thế nào đều rất hữu ích cho việc đàm phán.

2/ Xây dựng mối quan hệ với đối tác

Khi hai bên tham gia vào cuộc đàm phán, họ có nhiều khả năng nỗ lực để xây dựng mối quan hệ với nhau. Việc xây dựng mối quan hệ này liên quan đến việc thiết lập sự tin tưởng để chia sẻ một cách công khai và chính xác các thông tin về các lợi ích và ưu tiên của họ, đồng thời tin vào những gì đối tác nói với họ.

Các nhà đàm phán nên cố gắng đạt được lợi ích của mình trong khi vẫn quan tâm đến mối quan hệ hợp tác của hai bên và chú ý đến lợi ích của đối tác.

3/ Trao đổi thông tin

Giai đoạn này giúp hai bên đối tác cảm thấy thoải mái chia sẻ thông tin với nhau về lợi ích và ưu tiên tương đối giữa các vấn đề. Qua trao đổi, các nhà đàm phán có thể biết hai bên có chung sự ưu tiên hay không, có mong muốn cùng một cách giải quyết hay không, hoặc mức độ ưu tiên giữa hai mục tiêu khác nhau hoặc các mong muốn đối lập nhau.

Để có thể đạt khả năng thỏa thuận cao nhất, các nhà đàm phán cần thiết lập các quy tắc cơ bản, như theo một chương trình nghị sự đã được xác định trước, lịch sự và tôn trọng nhau, giải quyết các vấn đề dễ trước và nghỉ giải quyết khi đàm phán trở nên khó khăn. Khi cuộc đàm phán tiếp tục, cả hai bên thuyết cần bày tỏ mối quan tâm cũng như những ưu tiên đặc biệt của mình.

Đàm phán tích hợp hướng đến mục tiêu cả hai bên đều có lợi và không bên nào bị mất quyền lợi trong lúc hợp đồng còn giá trị, nên để hợp đồng thành công, cả hai bên phải cam kết thực hiện, và cam kết này phải đảm bảo cho toàn bộ thời hạn của hợp đồng.

Mục đích cuối cùng của đàm phán không phải là để đạt được một số điều khoản kinh tế nhất định mà là để đáp ứng một số lợi ích cơ bản. Nếu các bên không nêu rõ những kỳ vọng đó là gì, thỏa thuận sẽ không thể đạt được những mong đợi đó.

4/ Đề ra các lựa chọn

Để đạt được một thỏa thuận thu được lợi ích tối đa, các nhà đàm phán nên chia mục tiêu của mình thành các gói điều khoản khác nhau, càng nhiều gói lựa chọn càng tốt.

5/ Đạt được một thỏa thuận

Các nhà đàm phán nên tiến hành đánh giá và lựa chọn một trong số các gói lựa chọn. Đánh giá lựa chọn nên được thực hiện bằng cách sử dụng các tiêu chí khách quan mà hai bên thỏa thuận, sau đó tiến hành áp dụng các tiêu chí cho mỗi lựa chọn. Lựa chọn ghi điểm cao nhất theo tiêu chí đã chọn là giải pháp tối ưu.

Bằng 5 bước then chốt quan trọng trên, đàm phán tích hợp có thể giúp tối đa hóa khả năng đạt được một thỏa thuận tốt, đồng thời đảm bảo rằng thỏa thuận sẽ hoàn thành mục tiêu đặt ra, tiếp tục có hiệu lực và dẫn đến các cuộc đàm phán tiếp theo.

CHU THỊ HỒNG DUYÊN