5 giây thay đổi, cải thiện 90% hiệu suất

In-basket là phương pháp rèn luyện khả năng đánh giá chính xác trong nhiều điều kiện khác nhau và trong một khoảng thời gian nhất định. Công cụ giáo dục này được sử dụng trong không quân Hoa Kỳ từ những năm 1950.

Rất nhiều công cụ giáo dục và đánh giá được sử dụng trong doanh nghiệp cũng như trường học hiện nay đều bắt nguồn từ quân đội. Tạo sao?

Trong chiến tranh, con người luôn có mục đích “chiến thắng kẻ thù”, và điều này mang tính sống còn. Thất bại trên chiến trường đồng nghĩa với cái chết. Chính vì không được phép phán đoán sai nên việc đào tạo và luyện tập trước khi ra trận là đặc biệt quan trọng.

Trong một khoảng thời gian giới hạn, làm thế nào để đưa ra những phán đoán đúng đắn nhất không chỉ quan trọng trên chiến trường, môi trường kinh doanh cũng rất cần điều này.

Torihama Takashi là một chuyên gia về phương pháp in-basket. Ông đã sử dụng phương pháp này để đào tạo 5.000 doanh nhân và nhà lãnh đạo kinh tế. Ông cho biết, phương pháp này có thể đánh giá thói quen suy nghĩ và hiệu quả phát huy năng lực của bản thân, đồng thời tìm cách sửa đổi cách nghĩ và hành động để thu được hiệu quả cao nhất.

Khổng Tử nói: “Cuộc sống thực sự rất đơn giản, nhưng chúng ta luôn làm mọi chuyện trở nên phức tạp”. Với 5 giây thay đổi suy nghĩ để cải thiện 90% hiệu suất, Takashi cung cấp cho người đọc những bí quyết để không làm cho mọi chuyện trở nên phức tạp. Đó chính là cách vận dụng phương pháp in-basket.

Takashi cho biết: “Điểm mấu chốt khi luyện tập in-basket chính là loại bỏ các suy nghĩ dư thừa trong vòng 5 giây trước khi hành động”.

Một số bước trong phương pháp in-basket của Takashi trong 5 giây thay đổi suy nghĩ để cải thiện 90% hiệu suất:

Nguyên tác: Tatta 5byo Shiko No Muda O Su7teru Dake De, Shigoto No 9wari Wa Umaku Iku Người dịch: Vũ Linh Bản quyền tiếng Việt: Thái Hà Books

Chỉ cần nghĩ “Có ổn không?” một lần thôi là đủ

Trên đời này không tồn tại điều gì “an toàn tuyệt đối”. Dù có làm bất cứ điều gì cũng có chút nguy cơ rủi ro. Vấn đề ở đây là chúng ta phải phán đoán những rủi ro đó như thế nào.

Ban đầu chúng ta sẽ đưa ra giả thuyết dựa trên tiền đề “Có ổn không?”, rồi sau đó bắt đầu thu thập thông tin. Việc dựa trên những thông tin vừa thu thập để suy nghĩ các biện pháp rồi đưa ra đánh giá chính là đánh giá theo phương pháp in-basket.

Tuy nhiên cũng không ít người sau khi đưa ra giả thuyết để thu thập thông tin, trong quá trình xử lý lại đưa ra thêm những giả thuyết khác khiến bản thân không thể tiến lên được. Điều này vừa thể hiện suy nghĩ thận trọng muốn loại bỏ hoàn toàn nguy cơ, nhưng cũng đồng thời là suy nghĩ thừa thãi. Kết quả là không tạo ra được thành quả, tức không đạt được mục tiêu cuối cùng, rồi lặp đi lặp lại những suy nghĩ thừa thãi sai lầm như thế.

Ngược lại, những người luôn sẵn sàng đón nhận rất nhiều rủi ro thường có cách nghĩ vô căn cứ là “có lẽ sẽ ổn thôi”. Đây cũng là một kiểu “thành kiến”.

Nguy cơ hay rủi ro cần được đón nhận một cách tích cực. Bằng không, bạn vừa không thu được thành quả mong đợi, vừa có thể đánh mất những cơ hội mới. Cho dù bạn vẫn cứ băn khoăn rằng “thực sự có ổn không đây?” nhưng khi đã quyết định dựa vào một quá trình nghiên cứu thích đáng thì nếu môi trường không có gì thay đổi, nhất định bạn nên làm đúng theo quyết định đó. Trì hoãn thực hiện quyết định đó sẽ sinh ra những quyết định sai lầm do bỏ qua quá trình cân nhắc ban đầu.

Những người hay bị ảnh hưởng bởi lời khuyên của người khác dẫn đến quyết định của bản thân bị lung lay nên học cách bảo vệ ý kiến của mình bằng việc nói “Cảm ơn, tôi sẽ cân nhắc”. Cách nói này thể hiện sự tôn trọng đối với người cho ý kiến nên nếu giả sử mình không làm theo cũng không khiến họ phật lòng.

Hãy đặt “thời hạn” cho việc thực hiện những quyết định của mình. Khi đã có thời hạn cho quyết định rồi thì bạn sẽ không còn thời gian để vẩn vơ suy nghĩ “Liệu có thực sự ổn không đây?” nữa.

Ý thức được sự khác biệt giữa “mục tiêu” và “mục đích”

Nguyên nhân của việc nhầm lẫn “mục tiêu trước mắt” thành “mục đích cuối cùng” chính là do thiếu khả năng nhìn nhận thấu suốt vấn đề.

Khả năng nhìn nhận thấu suốt vấn đề chính là có thể đưa ra những đánh giá và dự báo triển vọng tương lai dựa trên việc nắm bắt được tổng thể sự việc. Nếu không bao quát được toàn bộ vấn đề thì dễ xảy ra trường hợp dù công việc vẫn còn tiếp diễn nhưng vẫn nghĩ đã xong.

Mục tiêu ngắn hạn chỉ là điểm dừng để kiểm tra xem mình đã làm được những gì chứ không phải là từ nay có thể nghỉ ngơi. Để không vướng mắc các suy nghĩ thừa thãi khi hoàn thành một mục tiêu ngắn hạn mà hiểu lầm là “công việc đã kết thúc”, chúng ta cần phân định rõ ràng sự khác biệt giữa “mục tiêu” và “mục đích”.

Bạn cần lên kế hoạch tổng thể đến khi xác định được “đích đến thực sự”. Khi thiết lập hệ thống định vị của ô tô ở trạng thái “chi tiết”, chúng ta sẽ chỉ có thể quan sát ở một vùng nhất định, nhưng nếu đặt ở chế độ “trên diện rộng”, trong nháy mắt chúng ta sẽ có thể xác định được khoảng cách giữa điểm hiện tại và đích đến sau cùng là bao nhiêu.

Khi làm việc, nếu nắm bắt được tiến độ thì chúng ta có thể tránh được việc dừng lại giữa chừng.

Khi cần báo cáo thì không cần căn thời gian

Tùy vào thời điểm bạn báo tin mà thái độ của cấp trên sẽ rất khác. Khi còn làm công việc cũ, tôi thường rất cố gắng căn thời gian để báo tin cho sếp. Đặc biệt là tôi thường tránh báo tin vào những lúc tôi thấy rằng “nếu là mình, mình cũng thấy khó chịu”. Dù thông tin xấu hay vấn đề rắc rối có nối nhau liên tiếp nhưng khi không “căn được thời gian phù hợp”, người ta vẫn có suy nghĩ “tha thứ cho tôi nhé”.

Thế nhưng, nguyên tắc của việc báo tin là phải nhanh chóng.

Khi tôi đã lên làm quản lý, có những khi đến tận ngày hôm sau mới nhận được tin nhắn của khách hàng quan trọng. Khi tôi hỏi, “Tại sao không báo ngay?” thì nhận được câu trả lời, “Vì tôi thấy sếp bận rộn quá”. Dù tôi rất vui khi cấp dưới quan tâm đến mình, nhưng nếu họ báo tin với tôi nhanh chóng và chính xác hơn thì sẽ tốt hơn bao nhiêu.

Nhất là những tin xấu lại càng phải báo ngay lập tức, vì nếu trì hoãn, chưa biết chừng sẽ vô tình gây ra những rắc rối và hậu quả lớn hơn. Càng sớm xử lý sẽ càng dễ ngăn chặn được hậu họa.

Chính vì thế, “chờ thời cơ để báo tin” và “chú ý đến hoàn cảnh hiện tại của đối phương” là những suy nghĩ thừa thãi, chúng ta cần phải báo tin ngay lập tức.

Tăng hiệu suất một cách sai lầm sẽ mang lại kết quả trái ngược

Nhìn từ góc độ kinh doanh, việc tăng nhân viên chỉ để phục vụ một số giờ đông khách nhất định rất không hiệu quả về mặt chi phí. Thế nhưng, tăng hiệu quả một cách sai lầm có thể trở thành cú đấm thẳng vào việc kinh doanh, làm giảm thiểu lợi nhuận.

Tăng tính hiệu quả một cách sai lầm là những hành động chỉ tập trung đến hiệu suất mà bản thân đạt được. Nếu chỉ vì tăng hiệu suất cho bản thân mà làm tổn hại đến người khác thì chỉ có thể thu được những lợi ích ngắn hạn.

Siêu thị nào cũng có những giờ đông khách, những giờ vắng khách, vì vậy tùy từng khoảng thời gian mà mở số quầy thu ngân nhiều ít khác nhau. Nếu giảm số lượng quầy thu ngân thì khách hàng sẽ phải xếp hàng chờ đợi, nhưng trong trường hợp đó, chi phí nhân công sẽ giảm, hiệu suất hoạt động của một quầy sẽ tăng lên. Tuy nhiên, ở những cửa hàng như thế, nhất định bạn sẽ thấy những món hàng để lại ở gần quầy thu ngân. Lý do là bởi khách hàng chờ đợi thanh toán quá lâu đâm ra chán nản và bỏ về.

Tổn thất mà cửa hàng phải chịu không chỉ ở những món hàng bỏ lại mà khách hàng có thể cũng sẽ không muốn quay lại cửa hàng đó lần thứ hai. Về dài hạn, cửa hàng sẽ dần mất khách. Đây chính là cách nâng cao hiệu suất sai lầm.

Suy nghĩ nhiều sẽ làm cho vấn đề càng trở nên phức tạp

Hãy dừng lại một bước và suy nghĩ. Đây là một bước cần phải làm, ngay cả với những công việc gấp gáp.

Tôi thường đi bộ vào mỗi sáng nhưng cũng có hôm ngủ quên. Dù muộn, tôi cũng không muốn phá vỡ lịch trình của mình nên đã nhanh chóng sẵn sàng và chạy như bay ra khỏi cửa, dù có thấy trời âm u hơn. Khi tôi đi đến góc ngoặt cách xa nhà nhất, trời bắt đầu đổ mưa. Tôi ướt như chuột lột, lòng thầm nghĩ “Số mình đen thật”. Nhưng nếu trước khi ra khỏi nhà, tôi dừng lại để cân nhắc “có nên mang theo ô không” thì đã không đến nỗi.

Trong những trường hợp như thế, chúng ta cần suy nghĩ một chút. Tuy nhiên, suy nghĩ quá sâu xa cũng có thể hình thành những suy nghĩ thừa thãi.

Trang web đầu tiên mà tôi thành lập mang mục đích “để khách hàng có thể thấy được sản phẩm, từ đó đặt hàng”. Nhưng sau đó tôi lại nghĩ “có lẽ khách hàng cần những giải thích, mô tả cụ thể hơn”, nên đã thêm những trang mô tả sản phẩm dài dằng dặc, hướng dẫn quy trình giao hàng chi tiết, hướng dẫn đổi trả hàng…

Sau khi làm như thế, kết quả thật trái với kỳ vọng khi ngày càng có nhiều câu hỏi từ khách hàng, đến nỗi tôi phải thêm cả mục cách thức mua hàng và mục Q&A. Nhưng trái lại, doanh số bán hàng trên trang web ngày một giảm.

Trao đổi với một chuyên gia lập web, tôi nhận được nhận xét là “quá phức tạp”. Khi tự truy cập vào trang web của mình để mua hàng, tôi cũng thấy quả thực giao diện quá rắc rối. Cuối cùng tôi quyết định đưa trang web trở về với mục đích đơn giản ban đầu.

Thực chất, vấn đề trở nên phức tạp chính là do người ta bỏ qua những thứ đơn giản, có những suy nghĩ thừa thãi làm phức tạp hóa vấn đề.

Đừng nghĩ đến “lý do không đấu tranh”, hãy tập trung vào “chiến lược để giành chiến thắng”

Nghĩ đến lý do để không đấu tranh chẳng khác nào thừa nhận là mình đã thua. Khi dồn sức vào tìm kiếm lý do để không đấu tranh, không những bản thân chúng ta sẽ không thu được thành quả mà còn làm ảnh hưởng xấu đến sức mạnh của cả nhóm.

Những người thành công thường chú tâm suy nghĩ đến chiến lược để giành chiến thắng. Chính vì vậy, họ thường tìm ra con đường để không đánh mà thắng.

Ngược lại, những người làm việc thiếu hiệu quả thường chỉ suy nghĩ đến lý do để tránh né mà không chịu vận động.

Mối quan hệ đôi bên cùng có lợi là kiểu quan hệ mà cả hai người cùng là người chiến thắng. Từ bỏ đấu tranh bất chấp việc sẽ đánh mất lợi ích chẳng khác nào hành động phản bội đồng đội. Chính vì thế, đừng tìm kiếm lý do để không chiến đấu mà hãy nghĩ đến chiến lược để giành chiến thắng.

Ai cũng có những suy nghĩ thừa thãi. Cả tôi và bạn cũng vậy. Có nhiều doanh nhân chỉ cần vứt bỏ được một chút những suy nghĩ thừa thãi là có thể tránh được biết bao chuyện đáng buồn và bực bội. Sao bạn không thử kiểm soát suy nghĩ của chính mình để tạo ra những thành quả trong công việc, và trở thành “anh hùng”?

Comments

comments