Bảo đảm thông tin trong quản trị

Tổ chức hệ thống thông tin

Nghiên cứu cách tổ chức hệ thống thông tin quản trị ở doanh nghiệp sẽ giúp cho việc sắp xếp công việc và con người hợp lý, thông tin dễ dàng, nhanh chóng và có hiệu quả cao. Các mô hình tổ chức hệ thống thông tin quản trị thường được áp dụng là mô hình tập trung, mô hình phân tán, mô hình kết hợp, mô hình theo chức năng, mô hình theo nguyên tắc thị trường.

Cần căn cứ vào hoàn cảnh thực tiễn, vào hiệu quả của mỗi mô hình và vào khả năng của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp nhất. Tuy nhiên, chọn mô hình nào thì cũng phải tuân thủ những nguyên tắc phổ biến về xây dựng hệ thống thông tin trong quản trị là khoa học, hiện đại, hiệu quả, linh hoạt, bảo mật.

Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của nhà quản trị là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tin nhận được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý chính xác, kịp thời, đạt hiệu quả cao. Chất lượng và hiệu quả của thông tin trong quản trị phụ thuộc rất lớn vào phương pháp quản trị và điều hành. Những nội dung chính của công việc này là quản trị nội dung, phương pháp, hình thức, cũng như các bước của quy trình thông tin.

Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin

Chất lượng và hiệu quả của thông tin phụ thuộc rất lớn vào phương pháp và trình tự thu thập thông tin. Người ta thường sử dụng các phương pháp như thống kê mô tả, quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận hay thu thập thông tin tại hiện trường.

Để lựa chọn phương pháp phù hợp, cần căn cứ vào mục tiêu, nội dung những thông tin cần thu thập, hoàn cảnh thực tiễn và khả năng của doanh nghiệp, cùng nhiều yếu tố khác nữa. Những phương pháp thu thập thông tin được lựa chọn phải ít tốn kém, bảo đảm chất lượng, kịp thời và có hiệu quả.

Thông tin thu thập cần được sàng lọc, xử lý để tăng giá trị và tính hữu dụng, bao gồm các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin cần thiết nhất cho quá trình quản trị. Vai trò quan trọng của giai đoạn này thể hiện ở chỗ giúp các nhà quản trị nhận thức vấn đề sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin khi chưa xử lý.

Ngày nay, người ta có thể lựa chọn nhiều phương pháp xử lý thông tin, từ thủ công, sử dụng máy tính điện tử, so sánh, tổng hợp, cho đến xác suất thống kê, giám định… Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu nhược điểm riêng.

Khâu quan trọng tiếp theo là việc phổ biến thông tin, hay cách thức đưa thông tin đến người sử dụng. Những người thừa hành có nhận được chỉ thị, mệnh lệnh, quyết định của người lãnh đạo chính xác và kịp thời hay không, nhà quản trị có nhận được những thông tin cần thiết, kịp thời và đúng đắn hay không đều phụ thuộc vào công việc này. Thông tin có thể được truyền đạt bằng công văn, báo cáo, đề án, thông báo, truyền miệng, hay thông qua các cuộc họp.

Vấn đề quan trọng là nghiên cứu và tìm ra những phương pháp nào để quá trình phổ biến thông tin diễn ra nhanh và có hiệu quả nhất, cũng như những người sử dụng nó đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.

Hiệu quả của thông tin

Hiện nay, nhiều hệ thống thông tin trong tổ chức đã được tin học hóa toàn phần hay một phần. Các yêu cầu đặt ra đối với một hệ thống như thế bao gồm mức độ phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức, có chức năng hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định và giảm thời gian ra quyết định, làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn, khả năng hoàn vốn đầu tư nhanh hơn.

Hệ thống phải dễ sử dụng và thực sự có ích, phải làm được công việc của người sử dụng đầu cuối và phải có độ tin cậy cao. Vẫn còn tồn tại một số hệ thống thông tin lớn và phức tạp hoạt động không hiệu quả và không đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Những yếu kém đó thường xuất phát từ những sai lầm về thiết kế hệ thống, như không hiểu biết và phân tích đầy đủ các yêu cầu thông tin của tổ chức, cấu trúc phức tạp, khó bảo trì.

Một nguyên nhân khác là dữ liệu trong hệ thống không thống nhất, không đầy đủ hoặc không thích hợp với mục đích sử dụng, đôi khi còn sai lệch. Hiệu quả thông tin trong quản trị phản ánh mối quan hệ giữa chi phí và kết quả mà nó mang lại về quản trị.

Để đánh giá, người ta thường sử dụng chỉ tiêu và dấu hiệu phản ánh của nó. Hai phương pháp đánh giá cơ bản dựa vào kết quả thương mại cuối cùng hoặc theo quá trình truyền thông. Đây là một công việc quan trọng, tuy nhiên phân tích các nguyên nhân tạo ra hiệu quả cũng có tầm quan trọng không kém.

Nhìn chung, các yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả của thông tin trong quản trị thường là tính nhanh chóng, kịp thời, chính xác, chi phí chấp nhận được. Để nâng cao hiệu quả của thông tin trong quản trị, cần tăng cường nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của thông tin, cũng như nâng cao tay nghề và trình độ của họ trong lĩnh vực thông tin cần phải luôn được quan tâm và triển khai.

MY NGÂN