Phương thuốc hữu hiệu chữa căn bệnh trì hoãn

Thói quen trì hoãn sẽ gây tác động xấu đến nghề nghiệp, các mối quan hệ cá nhân và cuộc sống nói chung. Bởi khi thường xuyên trì hoãn công việc, bạn sẽ hạn chế khả năng đạt được thành công, lại hay thất bại ở thời điểm quan trọng. Việc thường xuyên thất bại cũng có thể tác động tới lòng tự tôn và khả năng tập trung của bạn. Bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra khi bạn không đạt được mục tiêu nào đó đã đặt ra? Rồi bạn căng thẳng khi nghĩ về áp lực hoàn thành công việc. Deadline sắp đến mà bạn còn đang thực hiện dang dở hay thậm chí còn chưa bắt đầu. Đó là những áp lực rất lớn.

Các nhà nghiên cứu về trì hoãn và do dự của Đại học Carleton (Canada) đã thực hiện một cuộc khảo sát trực tuyến. Họ nhận 2.700 phản hồi cho câu hỏi “Trì hoãn, do dự có ảnh hưởng tiêu cực tới hạnh phúc của bạn như thế nào?”. 46% câu trả lời là “một chút” hoặc “rất nhiều”.

Khi tất cả các bằng chứng đều cho thấy sự trì hoãn, do dự đưa đến kết quả chẳng tốt đẹp gì, nhưng chúng ta vẫn tiếp tục trì hoãn, do dự, và không thể tập trung thực sự vào một việc để có kết quả như mong đợi. Vì sao?

Cuốn sách Real Focus, do Psychologies Magazine – tạp chí hàng đầu về công việc, phát triển cá nhân và các vấn đề lối sống – ấn hành, đưa ra những nghiên cứu mới nhất của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực của họ, chỉ dẫn các bước đơn giản nhằm giúp bạn tìm thấy sự tập trung thực sự.

Tìm ra nguyên nhân sự mất tập trung và gợi ý cách để vượt qua sự do dự, trì hoãn là một phần trong nội dung cuốn sách này.

Real Focus – Kiểm soát và bắt đầu cuộc sống bạn mong muốn – bản quyền tiếng Việt của Thái Hà Books

Theo các nhà nghiên cứu, sự trì hoãn thường bắt đầu từ thời thiếu niên (khoảng 9 – 13 tuổi), khi chúng ta hoãn lại những việc bố mẹ yêu cầu làm, như bài tập về nhà, việc nhà… Trì hoãn mang đến cho chúng ta sự hài lòng tức thời – xoa dịu cảm giác không muốn làm những việc phải làm. Nhưng sau đó chúng ta bị khiển trách về việc chậm trễ hay không làm. Điều này lại khiến bạn căng thẳng trong thời gian dài hơn, và rồi cũng vẫn phải làm những việc đó. Rồi bạn sẽ rơi vào tình trạng quay như chong chóng và không thể tập trung vào một công việc gì.

Tin tốt là có rất nhiều cách để vượt qua sự trì hoãn mà không liên quan tới quản lý thời gian. Muốn vượt qua trạng thái do dự thì chúng ta có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.

Phân tích Pareto là một kỹ thuật đơn giản để sắp xếp ưu tiên các công việc cần giải quyết, sao cho công việc đầu tiên sẽ giải quyết được số lượng vấn đề lớn nhất. Điều này dựa trên nguyên lý Pareto (hoặc quy tắc 80/20) – lấy ý tưởng tử 80% kết quả và 20% nguyên nhân. Đây là một cách rất tuyệt vời khi bạn làm việc theo nhóm, giúp mọi người có động lực hơn.

Ứng dụng kỹ năng phân tích Pareto

Xác định một danh sách các vấn đề và nguyên nhân của chúng.

Tính điểm dựa trên loại vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Ví dụ bạn đang cố gắng tăng lợi nhuận, bạn có thể tính điểm các vấn đề liên quan tới chi phí của doanh nghiệp.

Nhóm các vấn đề theo nguyên nhân (ví dụ: cần trao đổi với khách hàng, không được đào tạo đầy đủ).

Tính điểm cho từng nhóm vấn đề.

Cuối cùng là nghiên cứu giải pháp cho nguyên nhân của các vấn đề trong nhóm với đánh giá điểm cao nhất. Và nhóm đó sẽ là nhiệm vụ ưu tiên.

Gợi ý cách vượt qua trì hoãn, do dự và đưa ra quyết định:

Nếu bạn đang cảm thấy quá tải bởi những việc cần phải tập trung, thường vì bạn cố làm việc gì đó quá khả năng của mình, thay vì suy nghĩ nên làm gì trước thì hãy tự xem xét liệu bạn có phải làm hết các công việc đó hay không? (Đừng hứa hẹn nếu có thể, còn hơn bạn nhận việc rồi thất hứa).

Thay vì viết một danh sách dài các nhiệm vụ ưu tiên từ thấp tới cao thì cách hiệu quả hơn là hạn chế số lượng công việc trong mỗi danh sách. Khi chúng ta có danh sách công việc cần làm dài dằng dặc, cảm giác quá tải sẽ xuất hiện và nó có thể đẩy chúng ta tới trạng thái trì hoãn.

Hãy nhớ không có quyết định đúng sai mà chỉ có những quyết định mang tới hậu quả khác nhau. Bạn cần rèn luyện để không tìm kiếm các quyết định hoàn hảo. Thay vì đó, thái độ mà bạn cần là đưa ra quyết định và giải quyết các hậu quả nếu có. Khởi động với các quyết định nhỏ như trả lời thư điện tử nào trước? Uống trà với món gì? Với những việc như thế, bạn có thể tung đồng xu để quyết định và giảm áp lực. Càng luyện tập làm việc này, bạn càng tự tin hơn trong việc lựa chọn và đưa ra quyết định.

Bài tập kiểm tra cách sắp xếp thứ tự tưu tiên công việc

Bài tập sau sẽ giúp kiểm tra xem bạn giỏi sắp xếp công việc ưu tiên như thế nào và cần thay đổi ở đâu.

Câu 1: Bạn suy nghĩ gì đầu tiên khi đối mặt với nhiệm vụ và cảm thấy quá tải?

A- Liệu mình có thực sự cần làm công việc này không? Nếu có, ai là người có thể giúp đỡ?

B- Tôi sẽ suy nghĩ về nó sau.

C- Tôi đang rất áp lực. Tôi sẽ không bao giờ hoàn thành được việc này.

Câu 2: Mô tả rõ nét nhất về hòm thư của bạn

A- Khá lộn xộn. Tôi thường xuyên xóa thư nhưng cũng liên tục nhận được thư mới.

B- Rất hỗn độn. Tôi có quá nhiều thư chưa đọc và thực sự bối rối.

C- “Hòm thư trống”. Tôi đọc xong rồi xóa thư, thực hiện công việc hoặc lưu trữ tất cả thư mới vào cuối ngày.

Câu 3: Câu nào mô tả đúng nhất về bạn?

A- Càng ngày tôi càng dễ bị phân tâm.

B- Tôi đã cố gắng để giảm thiểu việc bị phân tâm.

C- Tôi có những ngày phân tâm nhưng cũng có những ngày tập trung.

Câu 4: Trong vài phút trở lại đây, bạn đã:

A- Hoàn toàn tập trung vào làm bài kiểm tra này.

B- Làm bài kiểm tra trong khi đang suy nghĩ về những việc cần làm sau đó.

C- Dành nhiều chú ý vào bài kiểm tra với một chút mơ mộng.

Câu 5: Bạn có một buổi hẹn ăn trưa với bạn bè. Ai là người sẽ sắp xếp cho bữa ăn này?

A- Một người bạn – nếu là tôi thì sẽ chẳng có cuộc hẹn nào diễn ra cả.

B- Còn tùy – Nếu có thời gian, tôi sẽ sắp xếp nhưng nếu bận thì cuộc sống xã hội của tôi sẽ không có trong lịch trình.

C- Tôi – Tôi luôn là người tổ chức mọi cuộc hẹn.

Câu 6: Bạn cần phải thực hiện một quyết định quan trọng trong vòng 7 ngày. Khi nào bạn sẽ thực hiện điều đó?

A- Ngay lập tức nếu không nó sẽ luẩn quẩn trong đầu và khiến tôi phân tâm.

B- Ngay trước hạn – Tình huống khẩn cấp giúp tôi tập trung.

C- Sau hạn cuối, khi có ai đó giục tôi.

Câu 7: Bạn có một ngày làm việc mà không có cuộc họp nào tại văn phòng – kế hoạch làm việc của bạn là gì?

A- Không có kế hoạch – Tôi sẽ trả lời thư diện tử mới và phân loại các vấn đề khi nó đến.

B- Tôi lướt nhanh các dự án gấp nhất khi còn tràn đầy năng lượng, sau đó sẽ bắt tay vào các kế hoạch tiếp theo.

C- Tôi khởi động bằng các nhiệm vụ dễ sau đó cố gắng tập trung vào các công việc quan trọng vào cuối ngày.

Câu 8: Tàu của bạn bị trễ 15 phút. Bạn sẽ sử dụng thời gian đó như thế nào?

A- Mua một cốc trà và ngồi mơ mộng hoặc gọi điện cho bạn bè.

B- Tôi trả lời thư điện tử công việc bằng điện thoại.

C- Tôi đọc báo hoặc lướt Facebook.

Bảng điểm

Kết quả:

8 – 13 điểm: Bạn là bậc thầy trì hoãn. Bạn có thói quen lập kế hoạch hay giải quyết vấn đề “khi có thời gian”, một ngày của bạn ở trạng thái thụ động nhiều hơn chủ động. Bạn có thể có xu hướng theo đuổi sự hoàn hảo và muốn mọi thứ phải có quyết định “tốt nhất”, hoặc trì hoãn xử lý một dự án cho tới khi cảm thấy “đúng thời điểm”. Tuy nhiên quyết định hay hành động nào cũng tốt hơn là không hành động, vì vậy hãy cố gắng “đủ tốt” thay vì hoàn hảo. Tác động chính đến việc “hạ tiêu chuẩn” là nhờ đánh giá từ bạn bè, đồng nghiệp. Trì hoãn có thể gây thất vọng sâu sắc cho những người phải đợi câu trả lời của bạn.

14-19 điểm: Bạn trì hoãn theo giai đoạn. Bạn biết sẽ tốt hơn khi không trì hoãn, nhưng có những lúc bạn cảm thấy quá tải, kiệt sức, chẳng còn tâm trí để đưa ra quyết định và sự tập trung cần thiết. Bạn có những giai đoạn làm việc hiệu quả khi bắt kịp công việc, nhưng có những lúc xuống dốc vì sự trì hoãn có thể làm biến mất sự tự tin và ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn. Ngủ đủ giấc là điều quan trọng. Không điều gì có thể làm giảm khả năng tập trung và động lực hơn là sự mệt mỏi. Bạn cũng nên cân nhắc danh sách các công việc cần làm, có thể cố gắng xử lý các công việc dễ nhất trước, vì vậy chỉ ghi lại những việc nào thực sự quan trọng.

20-24 điểm: Bạn là người chủ động. Bạn học từ kinh nghiệm rằng cách làm việc hiệu quả nhất là bắt đầu trước các công việc khó, quan trọng nhất và giải quyết nó trong ngày, mặc cho những việc đó khiến bạn chỉ muốn gác lại công việc. Bạn rất thực tế về những điều mà bạn muốn đạt được trong ngày, do vậy bạn không lập danh sách việc cần làm quá dài mà thường tập trung vào 1-2 việc quan trọng và chủ chốt. Mọi người ngưỡng mộ động lực của bạn nhưng bạn cũng có những ngày cảm thấy tồi tệ trong công việc. Bí mật của bạn là vẫn tiếp tục làm việc bằng bất kỳ giá nào, vì bạn biết động lực quyết định hành động. Bạn có thể thấy chán ghét những người hay trì hoãn, nhưng hãy thể hiện lòng trắc ẩn và động viên khích lệ họ.

PHƯƠNG THANH