14 hoạt động tốn thời gian mà quản lý nên hạn chế để đỡ làm khổ nhân viên

Thành công và lợi nhuận xuất phát từ việc bố trí nguồn lực cho các hoạt động tạo ra giá trị khiến khách hàng sẵn sàng bỏ tiền ra mua, và giảm thiểu các nguồn lực bị phung phí cho những khía cạnh khác. Là một nhà quản lý, nếu thực sự nghiêm túc về ý định cải thiện kết quả, bạn cần phải xem xét thời gian dành cho các hoạt động sau đây:

1. Lập kế hoạch – đặc biệt ở những bộ phận cực kỳ quen thuộc (khi đó chẳng cần lập kế hoạch) hoặc cực kỳ mới mẻ (việc lập kế hoạch chi tiết truyền thống chỉ tạo nên những ảo tưởng về khả năng kiểm soát).

Lập kế hoạch rất quan trọng, nhưng kế hoạch không phải là kết quả công việc. Hãy ngừng ngay sự chú trọng quá đáng dành cho các bản kế hoạch và đo lường thành công bằng danh mục các đầu việc. Thay vào đó, hãy hỏi nhân viên làm thế nào họ biết được mình sẽ hoàn thành công việc đúng hạn.

2. Đi lan man – vận hành mà không có quy trình rõ ràng

Nếu không có phương pháp cụ thể, bạn sẽ không thể tìm ra quãng đường ngắn nhất. Hãy chọn ra con đường tối ưu nhất trước khi bước chân vào đó.

3. Khái quát hóa – xây dựng các giải pháp cho toàn doanh nghiệp để giải quyết một sai lầm hoặc một nhân viên làm việc kém.

Sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bắt tất cả mọi người tuân theo một quy định mới, chứ không bỏ công sức tìm ra nguyên nhân tại sao mọi chuyện không diễn ra đúng như mong đợi. Nhưng làm thế là sai lầm. Bạn không thể giải quyết một vấn đề mà không tìm ra nguyên nhân của nó.

4. Kiểm soát – tạo ra các quy định, hình thức, thủ tục và nhiều cơ cấu kiểm soát khác để cải thiện hiệu quả công việc. Làm thế chỉ có tác dụng nếu sự thiếu kiểm soát và cấu trúc là nguyên nhân gốc rễ của kết quả công việc cần cải thiện.

5. Báo cáo – giải thích cho thời gian và tiền bạc bỏ ra, mặc dù nó chẳng tạo ra giá trị gì và chẳng giải quyết được vấn đề nào cả. Bạn sẽ báo cáo mãi không thôi và chẳng có cách nào để biết là việc báo cáo đã xong!

6. Xem xét – kiểm tra một thứ gì đó mà không biết mục tiêu là để đảm bảo giá trị chiến lược, khả năng lĩnh hội, sự hoàn thiện, tính chính xác hay chỉ đơn thuần là tìm lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

7. Viết tài liệu – vì nếu chúng ta ghi lại mọi thứ, mọi người cuối cùng sẽ nhận được và chẳng có cớ gì để thoái thác việc đó cả.

8. Bàn luận – để mọi người đều được lên tiếng. Nhưng một quy trình ra quyết định công bằng và minh bạch sẽ tốt hơn rất nhiều.

9. Phỏng đoán – đáp lại những yêu cầu mơ hồ và viết email mà không hiểu rõ người nhận. Mọi người phải có được sự rõ ràng ngay từ đầu! Nếu không, hãy đặt ra những câu hỏi để làm rõ.

10. Chờ đợi – đặc biệt là với những người bận rộn và không bao giờ phản hồi cho bạn biết – vì không phải họ thiếu thời gian để trả lời bạn, mà là họ không biết rõ là bạn cần gì và/hoặc bạn yêu cầu điều gì.

11. Sắp xếp lại – giấy tờ, các mối ưu tiên, danh sách những việc cần làm, và các kế hoạch thay vì làm cho công việc tiến triển và tạo ra các giá trị để khách hàng sẵn sàng bỏ tiền ra mua.

12. Họp hành – mà không có các kỳ vọng rõ ràng về điều gì cần thay đổi sau khi họp xong.

13. Theo đuổi sự hoàn hảo – sự hoàn hảo rất tốn kém. Và thường thì 20% nỗ lực cuối cùng chẳng mang lại giá trị gì cả.

Nếu một cái cây đổ xuống trong rừng và chẳng có ai ở đó, liệu âm thanh đó có đến được tai người nào không? Hay dễ hiểu hơn: Nếu những nét hoàn thiện cần chăm chút chỉ có bạn mới nhận ra được, thì liệu chúng có tạo ra giá trị gì hay không?

14. Chỉnh sửa lại – vì bạn không có được mục đích và quy trình rõ ràng, để bạn có thể hoàn thành việc đó một cách trọn vẹn ngay từ lần đầu tiên.

Nếu bạn nghĩ những hoạt động nêu trên mang lại giá trị, thì hãy đưa chúng vào hóa đơn tính tiền để xem khách hàng có hào hứng khi trả tiền cho những thứ đó hay không! Tuy nhiên tốt hơn hết là bạn nên dành công sức để làm những việc tạo ra giá trị, đó cũng là cách tốt hơn để sử dụng thời gian của mình.

Đinh Vân

Theo Trí Thức Trẻ/Forbes