Trong xã hội ngày nay, bận rộn thường là phong cách sống chung của nhiều người. Do đó, họ luôn dễ bị stress bởi những sai lầm cực đơn giản trong cuộc sống hàng ngày.
Bạn đa nhiệm
Đa nhiệm là một thực tế của cuộc sống. Tất cả chúng ta đều làm điều đó. Nhưng ít ai biết, những người thành công biết ưu tiên nhiệm vụ, thời gian và hiếm khi đa nhiệm. Tập trung vào quá nhiều việc một lúc khiến bạn hoàn thành tất cả đều ở mức “tầm thường”. Điều này tương đương với việc bạn tự dập tắt năng lượng và tinh thần làm việc của mình.
Hãy xem xét ví dụ này: Bạn cần phải chuẩn bị bữa ăn tối và giúp con trai làm bài tập về nhà. Khi bạn cố gắng làm cả hai cùng một lúc, bạn nấu ăn qua loa và con trai của bạn có thể sẽ thất vọng và giận dỗi vì không thể tập trung. Cả hai đều không được như ý, làm bài tập về nhà phải mất nhiều giờ và bữa ăn cũng không chất lượng.
Hoặc sau khi hoàn thành công việc, bạn trở về nhà và thiết lập khoảng thời gian 30 phút, ngồi xuống giúp con trai làm bài tập về nhà, để việc học tập không bị gián đoạn. Đến khi xong công việc 1, bạn dành 30 phút tập trung vào làm bữa tối trong khi con trai tự kết thúc bước cuối cùng của bài tập về nhà, hoặc nếu cậu bé vẫn cần thêm trợ giúp, bạn có cho phép con nghỉ ngơi một chút trong khi bạn làm bữa tối và kết thúc các bài tập về nhà sau bữa tối. Kết quả, một bữa ăn ngon và con trai bạn sẽ cảm thấy hài lòng và hạnh phúc hơn.
Bạn tạo ra nhiều danh sách “các việc phải làm”
Danh sách các việc phải làm thực sự rất hữu ích và là một cách để giúp chúng ta nhớ những điều cần thiết trong ngày. Nhưng hãy nhớ, danh sách quá dài và chi tiết chắc chắc sẽ khiến bạn điên đầu và khó hoàn thành được.
Nếu bạn phải thực hiện một danh sách, thay vì lên kế hoạch ra mọi thời điểm trong ngày một cách chi tiết, chỉ viết ra những điều quan trọng nhất một cách bao quát. Ví dụ thay vì nói “Tôi sẽ uống 3 lít nước ngày hôm nay” và sau đó lên kế hoạch bao nhiêu nước bạn cần uống mỗi giờ, hãy nói: “Tôi sẽ uống nhiều nước hơn ngày hôm nay”. Khi đó, cơ hội thành công của bạn sẽ rất cao. Nếu không, thất bại đồng nghĩa với nản lòng. Bạn càng thất bại, bạn càng tiến gần đến việc bỏ cuộc.
Bạn dựa vào bộ não để ghi nhớ mọi thứ
Dựa vào bộ nhớ để lưu trữ thông tin quan trọng là một thảm họa. Bởi, não rất phức tạp và thường quá tải thông tin.
Hãy viết lại. Nếu có điều gì cần nhớ, hãy ghi lại. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn ghi nhớ. Khi viết, bạn có thể ngay lập tức kết nối các ý nghĩ đến một hành động và giúp bạn ghi nhớ 3 lần. Và nếu bạn vẫn quên, không phải lo lắng, bạn đã viết ra rồi.
Bạn ngay lập tức trả lời thông điệp điện tử (email, tin nhắn, phương tiện truyền thông xã hội…)
Đây là một trong những thói quen phổ biến và khó bỏ nhất đối với hầu hết chúng ta, những người “nô lệ” công nghệ thời kỳ hiện đại. Khi nghe tiếng “đinh” trên điện thoại di động, hành động đầu tiên của chúng ta là rút điện thoại và kiểm tra, nó gần như đã trở thành phản xạ.
Tin nhắn, cuộc gọi, email … đều có thể chờ đợi để trả lời vào khoảng thời gian khác. Hầu hết các chuyên gia kinh doanh thành công đều có quy định thời gian một hoặc hai lần mỗi ngày, tạm dừng công việc để kiểm tra, trả lời email và tin nhắn (họ không đa nhiệm). Họ cũng thiết lập một thời gian giới hạn. Cho dù hồi âm vào lúc nào chăng nữa, họ vẫn chờ đợi đến khoảng thời gian được thiết lập để kiểm tra mail mới trả lời. Việc này yêu cầu kỷ luật rất cao – nhưng bạn có thể làm được.
Bạn bỏ qua quy tắc 80/20
Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố): Trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nghiên cứu khẳng định, lý thuyết này phần lớn chính xác trong hầu hết các mối quan hệ đầu vào/đầu ra.
Bài học ở đây là, hãy cẩn thận về cách bạn dành quá dành nhiều thời gian và năng lượng. Chọn hoạt động sẽ tạo ra thành công lớn nhất và có hiệu quả nhất chính là chìa khóa. Theo nguyên tắc này, các việc ưu tiên được hiện diện đầy đủ trong những hoạt động chính sẽ cho phép bạn tối đa hóa thời gian và hiệu quả công việc.
Bạn trì hoãn
Bạn nên biết đến quy tắc “chạm vào 1 lần”. Nếu bạn tiếp xúc hay nhận công việc – đối phó với nó ngay lúc đó.
Hãy suy nghĩ về thời gian bạn lãng phí để mở một hóa đơn, đọc nội dung và sau đó chờ đợi cho đến khi lên kế hoạch và trả lời. Đó chính là lãng phí thời gian và năng lượng. Thay vào đó, hãy thanh toán hóa đơn ngay lập tức, nếu như chưa sẵn sàng, bạn có thể nghỉ ngơi ít phút. Hoàn thành ngay mọi thứ luôn mang lại kết quả tốt – miễn là bạn cố tình và thiết lập ưu tiên lớn hơn để giải quyết vấn đề vào lúc đó.
Không nói “Không” và không yêu cầu giúp đỡ
Một thực tế gây sốc, những người thành công tôn trọng thời gian và năng lượng của họ trên cảm xúc của người khác. Họ sẵn sàng nói “không” với những việc không cần thiết và phí năng lượng. Đôi khi, thẳng thừng từ chối không phải bạn nhỏ nhen ích kỷ, đó chính là sự thông minh quyết đoán giúp làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, những người thành công nhìn nhận công việc là điều cần thiết phải thực hiện (chứ không phải điều cần thiết phải làm). Họ luôn lựa chọn những điều tốt nhất và sẵn sàng yêu cầu giúp đỡ từ những người phù hợp hơn với công việc của họ. Hãy biến suy nghĩ “Tôi phải làm điều này” thành “Những cách tốt nhất để thực hiện điều này là gì?”
Bạn siêu tập trung và quá “dính chặt” vào các nhiệm vụ
Nếu bạn đang quá chú tâm và thực hiện điều gì đó không được suôn sẻ, hãy giành thời gian nghỉ ngơi hay hoàn thành công việc khác ít khó khăn hơn. Ngồi hàng giờ cố gắng chỉ khiến công việc kém năng suất, lãng phí thời gian và năng lượng của bạn.
Thay vào đó, bạn có thể tiếp tục quay trở lại công việc khi đã nghỉ ngơi hay hoàn thành nhiệm vụ khác, như làm việc nhà hay đi bộ quanh khu phố để thư giãn đầu óc. Có thể điều này vi phạm quy tắc “chạm vào một lần”; tuy nhiên trong trường hợp này, nó sẽ được thay thế bởi quy tắc 80/20. Bởi, bạn đang dành quá nhiều năng lượng cho công việc hầu như không có “đầu ra”.
